Licences logicielles · Abonnements · Renouvellements
Choisir les licences. Comprendre l’engagement.
Vous ajoutez des utilisateurs, comparez des forfaits ou préparez un renouvellement? IPCONNEX aide les entreprises partout au Canada à obtenir leurs abonnements logiciels et à préciser leur couverture, leur facturation et les possibilités de modification.
Partons de vos utilisateurs et de vos abonnements actuels. Les produits, les quantités, les conditions et les services sont confirmés dans votre proposition.
Deux notions à distinguer
Facturation et engagement : deux notions distinctes.
Fréquence de facturation
- Le moment où les paiements sont dus. Par exemple, un abonnement admissible peut être facturé chaque mois.
Durée d’engagement
- La durée de l’abonnement. Des paiements mensuels peuvent être liés à un engagement annuel.
Les abonnements à examiner ensemble
Adapter les accès au travail. Mieux préparer les renouvellements.
Examiner ce que les gens utilisent avant d’ajouter un abonnement. Repérer les licences existantes, les fonctions nécessaires et les travaux de configuration ou de soutien distincts de l’abonnement.
Microsoft 365 et Teams
Comparer les besoins en courriel, en applications bureautiques et en collaboration. Vérifier les fonctions du forfait choisi, les exigences distinctes de Teams, s’il y a lieu, et les licences de chaque utilisateur.
Exemple de discussionExaminer les besoins d’une nouvelle recrue avant de lui attribuer le même forfait qu’à un collègue aux responsabilités différentes.
Abonnements de sauvegarde et de sécurité
Discuter de produits de sauvegarde comme Veeam et des abonnements de sécurité requis. Préciser les systèmes protégés et les fonctions nécessaires; la configuration et les tests de récupération demandent une portée distincte.
Exemple de discussionConfirmer les systèmes couverts par une licence de sauvegarde et qui configurera, surveillera et testera le processus.
Réunions et collaboration
Examiner des abonnements comme Zoom selon la façon dont votre équipe organise ses réunions et collabore avec des participants externes. Vérifier les outils existants avant d’ajouter des produits qui se chevauchent.
Exemple de discussionRepérer les personnes qui organisent des réunions et les fonctions dont elles ont besoin, plutôt que d’attribuer le même abonnement à tout le monde.
Azure et services infonuagiques
Préciser les services, le mode de facturation et les responsabilités administratives liés à un besoin infonuagique. Les services facturés à l’usage demandent une planification différente d’un nombre fixe de licences utilisateurs.
Exemple de discussionDéfinir qui peut créer des ressources infonuagiques et comment leur consommation sera suivie avant de lancer une nouvelle application.
Explorer le soutien TI continuBesoin de migration, de configuration ou de gestion des comptes? Explorer les services de systèmes TI
Du choix au renouvellement
Examiner les besoins. Consigner les conditions.
Le choix des licences touche les accès et les engagements à venir. Convenons du produit et des conditions commerciales avant de commander ou de modifier un abonnement.
Examiner les utilisateurs et les abonnements
Recenser les produits actuels, les quantités, les dates de renouvellement et les fonctions nécessaires. Noter les ententes fournisseurs et les changements d’effectif prévus.
Confirmer la proposition
Préciser les produits, les quantités, la durée d’engagement, la fréquence de facturation, les paramètres de renouvellement et les coûts. Distinguer les licences de la mise en place, de la migration et du soutien continu.
Coordonner les changements et les renouvellements
Convenir des personnes qui approuvent les commandes et les modifications, tiennent les registres de renouvellement et organisent leur examen à l’avance. Vérifier les règles du fournisseur avant de modifier les quantités ou de mettre fin à un abonnement.
Avant de vous abonner
Savoir à quoi vous vous engagez.
Comment choisir le forfait adapté?
Partez des tâches de chaque utilisateur et des fonctions requises. Examinez les abonnements existants et vérifiez les conditions du produit exact avant de commander. Un nom de produit connu ne signifie pas que tous les forfaits comprennent les mêmes applications, fonctions de sécurité ou options de collaboration.
Une facturation mensuelle permet-elle d’annuler chaque mois?
Pas nécessairement. La fréquence de facturation et la durée d’engagement sont distinctes. Un engagement annuel peut être facturé chaque mois. Les règles d’annulation et de remboursement dépendent du produit et de l’entente; confirmez ces conditions et toute période de modification permise avant de commander.
Pouvons-nous ajouter ou retirer des licences si l’effectif change?
Les règles d’ajout, de réduction des quantités et de changement de forfait peuvent différer. Certaines réductions doivent attendre le renouvellement ou une période de modification permise. Signalez les changements prévus à l’avance pour que nous vérifiions les conditions applicables. Supprimer un compte utilisateur ne met pas nécessairement fin aux frais d’abonnement.
La configuration, la migration et le soutien sont-ils inclus?
Pas automatiquement. Une licence donne les droits et les fonctions prévus par le produit; elle ne comprend pas à elle seule la mise en place ou le soutien d’IPCONNEX. La préparation des comptes, la migration, la configuration de sécurité, les tests de sauvegarde et l’administration continue doivent être précisés dans la proposition de services au besoin.
Comment gérez-vous les renouvellements et les changements de fournisseur?
Nous convenons des abonnements à gérer, des personnes qui approuvent les renouvellements et du suivi des dates de révision. Confirmez les paramètres de renouvellement automatique, les préavis requis et les options de fin de terme. Le transfert d’un abonnement peut dépendre de son admissibilité et de la collaboration du fournisseur. Maintenez les accès et la couverture actuels jusqu’à la confirmation de la transition.
Que devons-nous partager pour obtenir une proposition?
Indiquez les produits utilisés, le nombre d’utilisateurs, les fonctions requises et les dates de renouvellement connues. Précisez si vous cherchez uniquement des licences ou aussi de l’aide pour la configuration et le soutien. La disponibilité, les modalités de facturation et les coûts sont confirmés dans la proposition. N’envoyez pas de mots de passe, de codes de récupération, de renseignements de paiement ni de dossiers confidentiels dans le formulaire.
Pouvons-nous transférer nos abonnements Microsoft 365 existants à IPCONNEX?
Habituellement oui, mais cela dépend de votre entente actuelle, du temps qu’il en reste et de la façon dont les abonnements ont été achetés. Nous confirmons le parcours de transfert, le calendrier et tout engagement encore en cours avant tout changement, afin que vous ne soyez pas facturé deux fois.
La prochaine étape
Un nouvel abonnement ou un renouvellement à venir?
Présentez les besoins de votre équipe et les outils déjà utilisés. Nous pouvons vous aider à définir les licences et les services requis, avec des conditions claires avant de vous engager.
Les produits, les quantités, la durée d’engagement et les coûts sont confirmés dans votre proposition.